7. kwietnia br. w Warszawie (Centrum Konferencyjne IBIB PAN) Stowarzyszenie „Miasta w Internecie” oraz firma Techin Sp. z o.o. zorganizowały warsztat pt. „Doskonalenie elektronicznych usług publicznych poprzez zorientowanie ich na potrzeby odbiorców”. Warsztat zorganizowany był w ramach europejskiego projektu NET-EUCEN, w jakim obydwie organizacje są partnerami. Celem projektu NET-EUCEN - "Network of European Stakeholders for Enhance User Centricity in eGovernance” jest zbudowanie sieci zrzeszającej organizacje aktywnie działające na rzecz wdrażania nowoczesnych rozwiązań wykorzystujących ICT w sektorze publicznym.
Jednym z kluczowych zadań projektu jest wypracowanie wytycznych dotyczących projektowania i wdrażania usług publicznych zorientowanych na ich odbiorcę (ang. user-focused eGovernment), a nie na instytucję, która dane usługi świadczy. W związku z tym w krajach reprezentowanych przez partnerów projektu odbywają się warsztaty, w czasie których poddawane są analizie wybrane usługi publiczne. Podczas warsztatu 7. kwietnia analizie poddana została usługa rejestracji gospodarczej, wybrana ze względu na jej znaczną popularność, jak również obecnie wprowadzane zmiany wynikające z realizowanych przez Ministerstwo Gospodarki projektów Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) oraz Elektronicznego Punktu Kontaktowego.
Głównym celem warsztatu było przyjrzenie się usłudze działalności gospodarczej z punktu widzenia odbiorcy, zidentyfikowanie dobrych praktyk oraz wskazanie niedogodności i problemów, jak również oczekiwań obywateli co do poprawy funkcjonalności i przyjazności usługi. Do uczestnictwa w warsztacie zaproszeni zostali przedstawiciele polskich przedsiębiorców i pracodawców, ich organizacje i zrzeszenia, przedstawiciele firm IT oraz sektora badawczego. Gościem specjalnym był pan Marcin Szokalski reprezentujący Ministerstwo Gospodarki. Przedstawił on szczegółowo wdrażaną obecnie CEIDG, jej funkcjonalności, główne zadania i implikacje na usługę rejestracji działalności gospodarczej.
Główne zadania CEIDG to ewidencjonowanie przedsiębiorców będących osobami fizycznymi drogą elektroniczną na zasadzie „jednego okienka”, udostępnianie informacji o przedsiębiorcach oraz bezpłatne umożliwienie wglądu do danych. Ewidencja ma być scentralizowaną bazą obejmującą wszystkich przedsiębiorców, umożliwiającą rejestrację elektroniczną (dzięki uwierzytelnieniu użytkownika i opatrzeniu wniosku podpisem elektronicznym) lub tradycyjną w dowolnym urzędzie gminy lub skarbowym (ułatwieniem jest możliwość anonimowego wypełnienia wniosku i wygenerowania go wraz z danymi w dowolnym urzędzie na podstawie kodu kreskowego). W celu ułatwienia procedury kreator wniosku będzie pomagać przedsiębiorcy wypełnić pola jednego wniosku, obejmującego wszystkie dane niezbędne do rejestracji w gminie, urzędzie skarbowym, statystycznym i w ZUS bądź KRUS. Ponadto, dzięki komunikacji z innymi rejestrami (np. PESEL, CRP-KEP, KRK, bazy GUS, ZUS czy KRUS) możliwe będzie automatyczne wypełnianie niektórych danych oraz ich walidacja w czasie rzeczywistym. Po złożeniu poprawnie wypełnionego wniosku, dane będę przesyłane między odpowiednimi urzędami już bez udziału przedsiębiorcy, a wydruk potwierdzenia ze strony internetowej ma mieć moc dokumentu. W przyszłości przewidziana jest możliwość rejestracji w innych instytucjach, np. w bankach.
Uczestnicy warsztatu wyrazili jednak sporo wątpliwości, co do przyszłego funkcjonowania systemu, jego poprawności i rzeczywistej wartości dodanej dla użytkowników, zwłaszcza w początkowej fazie funkcjonowania. Podstawowe zastrzeżenia dotyczyły braku rzeczywistego uproszczenia procedur (jeden wniosek dostosowany jest do dotychczasowej procedury, nic w niej nie modyfikując), niepotrzebnego nagromadzenia numerów identyfikacyjnych (co przy okazji stoi w sprzeczności z wytycznymi europejskimi zalecającymi np. eliminację statystyki z rejestracji), jak również braku interoperacyjności na poziomie prawno-organizacyjnym w projekcie, co może skutkować znacznymi problemami w poprawnym działaniu systemu. Zwrócona została uwaga na niepoprawność i niekompletność niektórych danych przekazywanych przez gminy do systemu SAGED (z którego dane pobierze CEIDG) oraz kiepską jakość danych w rejestrach (np. PESEL), co może ściągnąć na przedsiębiorcę odpowiedzialność za nieprawdziwość danych (nie z jego winy) w świetle braku jasno sformułowanych zapisów o odpowiedzialności za takie sytuacje, bądź odciąć przedsiębiorcę od możliwości rozpoczęcia działalności gospodarczej do czasu skorygowania danych (co również nie wynika z jego winy). Wyjaśnienia, że organy właściwe zobowiązały się poradzić sobie z problemem jakości danych do rozpoczęcia projektu (lipiec br.) nie przekonały uczestników w świetle znacznej skali tych nieprawidłowości.
Wątpliwości uczestników wzbudziła również kwestia terminu rozpoczęcia działalności, w kontekście niejasności zapisu o złożeniu „poprawnie wypełnionego wniosku” i tego jakie potwierdzenie tego faktu otrzyma przedsiębiorca rejestrujący się elektronicznie. Bez odpowiedzi pozostało pytanie czy deklarowana walidacja w czasie rzeczywistym będzie wystarczająca, a jej pomyślne przeprowadzenie będzie oznaczać „poprawność” wypełnionego wniosku gwarantującą możliwość rozpoczęcia działalności, a w konsekwencji zapewniającą przedsiębiorcy ochronę w razie pomyłek systemu, zdejmując z niego ewentualną odpowiedzialność za te błędy. Powyższe wątpliwości w sposób naturalny doprowadziły do pytania o procedury awaryjne, np. gdy system odmawia walidacji, a użytkownik jest pewny poprawności wprowadzonych danych oraz zasugerowania konieczności istnienia jakiejś formy pomocy dla użytkownika (np. telefonicznej).
Jeden z uczestników zwrócił uwagę na niezgodność zapewnień Ministerstwa z tym co widnieje na ich stronie, jako przykład wskazując znajdujący się na niej wzór wniosku CEIDG-1 nieobejmujący danych wymaganych przez ZUS w świetle zapewnień, że jego wypełnienie zagwarantuje brak konieczności dostarczania dodatkowych danych do ZUS. Zwrócono również uwagę na znaczne zapotrzebowanie na uwzględnienie we wniosku możliwości rejestracji w zakresie podatku VAT.
Uczestnicy warsztatu zwrócili również uwagę na takie elementy jak: słabe informowanie urzędów właściwych o ich roli w przyszłym systemie, niejasne sformułowania prawne oraz dość swobodne posługiwanie się terminami zdefiniowanymi w przepisach (co może skutkować brakiem właściwego zrozumienia), wprawdzie jeden, ale skomplikowany dla użytkownika wniosek oraz niejasna kwestia załączników (np. VAT-R) i pełnomocnictw. Zasugerowano również, że system powinien być testowany na rzeczywistych odbiorcach, a konsultacje powinny obejmować konkretnych, pojedynczych przedsiębiorców, a nie tylko duże organizacje.
Uczestnicy warsztatu odnieśli się również do pozytywnych cech systemu i wynikającej z niego nowej procedury rejestracji wskazując: oszczędność czasu i kosztów dzięki drodze elektronicznej, automatyzacji i istnieniu jednej scentralizowanej bazy, w konsekwencji przeniesienie na rejestr funkcji gromadzenia danych i łatwiejszy do nich dostęp, większe wykorzystanie narzędzi IT oraz unifikację wniosku. Wydaje się jednak, że ilość zalet jest zbyt mała by była w stanie skutecznie zrównoważyć niedociągnięcia i mogące z nich wynikać problemy dla użytkowników.
Druga część warsztatu odnosiła się do oczekiwań użytkowników co do szeroko pojętego świadczenia usług publicznych w przyszłości. Uczestnicy mogli nieco puścić wodze fantazji i zastanowić się jak zmieniające się uwarunkowania otoczenia (sytuacja gospodarczo-ekonomiczna, nowe technologie, wartości społeczne, polityka globalna, zmieniające się trendy rynkowe, sposób funkcjonowania instytucji publicznych czy styl życia) mogą w przyszłości wpłynąć na oczekiwania obywateli odnośnie usług publicznych, a co za tym idzie dogodne z ich punktu widzenia procedury realizacji. Według uczestników istotnym elementem będzie kwestia przyszłej, coraz silniejszej integracji europejskiej i związane z nią zwiększone migracje, internacjonalizacja przedsiębiorstw i administracji, czy unifikacja prawa, a w konsekwencji większa niż dotychczas konieczność uwzględniania w świadczeniu usług takich aspektów jak: wielojęzykowość, odmiejscowienie, zdalna realizacja, proste, ponadnarodowe procedury, a w kontekście usługi rejestracji działalności np. jeden europejski rejestr przedsiębiorców.
Podsumowując całość warsztatu, przedstawiciel Ministerstwa Gospodarki zapewnił o znaczeniu wniesionych w czasie warsztatu uwag i zobowiązał się do ich przekazania Komitetowi Sterującemu projektu. Pozostaje mieć nadzieję, że nie jest jeszcze za późno na przynajmniej niektóre zmiany, jak również na to, że w przyszłości to potrzeby odbiorcy będą stać na pierwszym planie, które, wnioskując z warsztatu, koncentrują się wokół upraszczania obecnie skomplikowanych procedur, eliminacji obecnie gromadzonych, a zbędnych danych i numerów identyfikacyjnych oraz stworzenia dobrej jakości prawa, które zapewniałoby ochronę odbiorcy tam gdzie nie ma jego winy.
